(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めのあるものを除くほか、村における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条　文書は、正確にかつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(定義)

第2条の2　この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(課長等の職務)

第3条　課長(室長を含む。以下同じ。)は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いを習熟させ、かつ随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(総務課長の責務)

第4条　総務課長は、各課(室長を含む。以下同じ。)の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第5条　文書は、法令等に特別の定めのあるもの又はあらかじめ総括主幹以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(公文例式)

第7条　文書の例式は、別に定める。

(公印規程)

第8条　公印に関する事項は、この規程に定めあるもののほか、東通村公印規則(昭和58年東通村規則第3号)に定めるところによる。

(帳票及びその作成管理)

第9条　文書の取扱いに必要な帳票は、次に掲げるとおりとし、第1号から第15号までに掲げるものにあっては総務課長が作成し、及び管理し、第16号から第19号までに掲げるものにあっては総務課長が作成し、各課長が管理するものとする。

(文書の記号及び番号)

第10条　一般文書で発送を要するものには、文書記号及び文書番号を付けさせなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第11条　法規文書、令達文書及び告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

(文書の分類)

第12条　文書は、総務課長が別に定める文書分類表により、大分類、中分類、小分類及び書目分類に分類しなければならない。

(文書の整理保管)

第13条　文書は、処理済文書にあっては、その分類区分に従い処理済ホルダーに、未処理文書にあっては懸案ホルダー又は合議ホルダーに収納整理し、所定の場所に整理保管しておかなければならない。ただし、ホルダーに収納することが適当でないと認められる文書は、ホルダーに収納しないで所定の場所に整理保管することができる。

(文書等の収受及び配布方法)

第14条　村に到達した文書又は物品(小包、鉄道便及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)は、総務課長において、次に掲げる手続きにより収受及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に行う到達文書等の収受及び配布の方法については、別に定める。

(配布文書の処理方法)

第15条　課長は、前項の規定により文書を配布されたときは、次に掲げる方法により処理しなければならない。

(直接送達文書の回付)

第16条　総務課を経ないで直接主管課に送達された文書は、直ちに総務課長に回付し、第14条の規定による手続きを求めなければならない。ただし、軽易な文書は除く。

(主管課に属しない文書)

第17条　課長は、配布を受けた文書又は物品で、自課の主管に属しないと認めるものは、直ちにその事由を符せんに記入して総務課長に返付しなければならない。

(送料未納又は不足の文書)

第18条　送料が未納又は不足の郵便物は、総務課長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、これを受けることができる。

(2以上の課に関係のある文書の写の配布)

第19条　課長は、2以上の課に関係のある文書を受領したときは、速やかにその写しを関係課長に配布しなければならない。

(処理方針等の指示)

第20条　課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除くほか、当該事務の担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。

(起案)

第21条　文書の起案は、起案用紙(様式第15号)を用いてしなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの若しくは軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に朱書して処理できるもの又は符せん用紙(様式第14号)に記載して当該文書にちょう付して処理することができるもの及びファクシミリ並びにワードプロセッサーで作成するものにあっては起案用紙を用いないことができる。

(起案の要領)

第22条　文書の起案には、その決裁に係る事項について、処理案の用紙及び理由を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が定例又は軽微なものであるときは、この限りでない。

(起案文の文体等)

第23条　起案文は、口語体を用い、簡潔かつ正確でなければならない。

(発信者名)

第24条　文書の発信者名は、村長又は会計管理者名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、副村長又は、課長名をもってすることができる。

(事務担当課等の表示)

第25条　施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、担当者名及び電話番号を表示することが適当でない場合は、それらの表示を省略することができる。

(起案文書の整備)

第26条　起案文書は、次に掲げる要領により整備しなければならない。

(起案文書の特殊取扱いの記載)

第27条　次の各号の一に該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(回議、決裁及び合議)

第28条　起案文書は、担当者から関係課員に回議して課長又は会計管理者を経て、副村長、村長の決裁を受けなければならない。

(合議を受けたときの処理)

第29条　合議を受けたときは、直ちに同意、不同意を決定するよう努め、決定に時間を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

(持ち回り)

第30条　合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細説明を要するものは、その内容を説明できるものに限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

(決裁の表示)

第31条　最終決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、主管課長において決裁年月日を朱書しなければならない。

(法規番号等の記入)

第32条　法規文書、令達文書及び公示文書に係る原議は、当該原議に第11条の規定により法規番号、令達番号及び公示番号を付するため総務課に回付しなければならない。

(原議等の廃止又は変更)

第33条　原議及び最終決裁を受けない起案文書を廃止し、変更し、又は施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議が第28条第2項に規定する手続きを得たものであるときは、合議した関係課長にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

(文書の処理状況の調査等)

第34条　総務課長は、各課の文書整理簿に登載された収受文書のうち処理期限のあるものについては、その処理状況に関し随時調査することができる。

(閲覧)

第35条　配布を受けた文書のうち、処理の手続きを必要とせず、単に上司の閲覧に供するものは、その欄外に「呈覧」と朱書し、閲覧を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第36条　次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(浄書等)

第37条　発送を要する文書は、浄書し、及び校合し、又は起案文書を複写するものとする。

(発送文書の審査等)

第38条　浄書及び校合を終わった文書(施行者が課長である文書を除く。)を発送しようとするときは、原議とともに総務課長に回付し、その審査を受けなければならない。

(公印等の押印)

第39条　発送を要する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。以下この条において同じ。)は、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、当該文書が軽易な一般文書であって印刷又は謄写に付したものであるときは公印又は契印の押印を、契約書、感謝状、書簡等の一般文書、電子計算組織の利用に係る文書及び公印の印影刷込文書であるときは契印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第39条の2　施行する総合行政ネットワーク文書については、総合行政ネットワーク文書情報の送信の際、当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。

(公印使用の承認)

第40条　公印は、原議により、文書を施行する都度公印保管者の承認を受けて使用するものとする。

(事前押印の承認)

第41条　前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印使用の承認を受けることが困難な場合は、公印保管者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

(発送)

第42条　文書及び物品の発送は、郵便(外国郵便を除く。)によるもの(現金書留、内容証明、引受時刻証明、代金引替及び特別送達の取扱いによるものを除く。)又は電報(親展電報を除く。)によるものにあっては総務課において行う。ただし、総務課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により総務課への回付ができないものについては、主管課において直接発送することができる。

(発送の受付時間)

第43条　総務課において行う文書及び物品の発送の受付時間は、郵便によるものにあっては平日は午後3時30分まで、土曜日は午前10時30分までとし、電報によるものにあっては執務時間終了までとする。

(発送の要領等)

第44条　総務課における文書及び物品の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(完結文書の整理)

第45条　完結文書は、別表第2に定める種別にしたがい、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(文書の保存年限)

第46条　完結文書の保存年限は、別表第2のとおりとする。

(完結文書の保管)

第47条　完結文書は、前条第2項の規定による起算日から1年間各課において保管しなければならない。ただし、総務課長の承認を受けて、当該期間を短縮し、又は保存年数を超えない範囲において延長することができる。

(保存文書の引継ぎ)

第48条　前条の保管期間を経過した文書のうち、保存を要するものにあっては速やかに総務課長に引継ぐものとする。

(保存文書の管理等)

第49条　総務課長は、第48条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)を書庫において管理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第50条　職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)票を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

(転貸の禁止等)

第51条　前条の規定により保存文書を借覧したものは、これを転貸し、取り換え若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持ち出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保管文書の廃棄)

第52条　主管課長は、第47条の規定により保管している文書で、総務課長に引き継ぐ前に既に保存年限を経過し、保存の必要がないものについては、破棄処分しなければならない。

(保存文書の破棄等)

第53条　総務課長は、保存文書で保存年限を経過したものについては、主管課長と協議のうえ、破棄処分できるものとする。

(廃棄する文書の処理方法)

第54条　主管課長及び総務課長は、前条の規定により廃棄処分しようとするときは、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されてあるもの又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却等の処分をしなければならない。