○東通村文書取扱規程

昭和63年6月1日

規程第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めのあるものを除くほか、村における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条 文書は、正確にかつ迅速に取扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(課長等の職務)

第3条 課長(室長を含む。以下同じ。)は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いを習熟させ、かつ随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(総務課長の責務)

第4条 総務課長は、各課(室長を含む。以下同じ。)の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(閲覧の制限)

第5条 文書は、法令等に特別の定めのあるもの又はあらかじめ総括主幹以上の職にある者の承認を得た場合を除くほか、職員以外の者に閲覧させてはならない。

(文書の種類)

第6条 文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(1) 一般文書 往復文書及び部内文書その他の文書で法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの

(2) 法規文書

 条例

 規則

(3) 令達文書

 訓令

 内訓 訓令中秘密事項を内示するもの

 指令 個人又は団体からの申請又は願出に対して許可又は認可等の行政処分を行うために発するもの

 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの

(4) 公示文書

 告示

 公示

(公文例式)

第7条 文書の例式は、別に定める。

第2章 公印

(公印規程)

第8条 公印に関する事項は、この規程に定めあるもののほか、東通村公印規則(昭和58年東通村規則第3号)に定めるところによる。

第3章 文書取扱い

第1節 通則

(帳票及びその作成管理)

第9条 文書の取扱いに必要な帳票は、次に掲げるとおりとし、第1号から第15号までに掲げるものにあっては総務課長が作成し、及び管理し、第16号から第19号までに掲げるものにあっては総務課長が作成し、各課長が管理するものとする。

(1) 法規番号簿(様式第1号)

(2) 令達番号簿(様式第2号)

(3) 公示番号簿(様式第1号)

(4) 文書収受簿甲(様式第4号)

(5) 文書収受簿乙(様式第4号)

(6) 特殊文章等配布簿(様式第5号)

(7) 電報配布簿(様式第6号)

(8) 親展電報配布簿(様式第6号)

(9) 料金後納郵便物差出票(様式第7号)

(10) 書留郵便物、金券収受配布簿(様式第8号)

(11) 使送文書等配布簿(様式第5号)

(12) 鉄道便等配布簿(様式第5号)

(13) 電報発送簿(様式第9号)

(14) 保存文書番号簿(様式第10号)

(15) 文書保存台帳

(16) 事前押印文書受払簿(様式第11号)

(17) 親展文書等整理簿(様式第12号)

(18) 文書整理簿(様式第12号)

(19) 文書発送番号簿(様式第13号)

(文書の記号及び番号)

第10条 一般文書で発送を要するものには、文書記号及び文書番号を付けさせなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

2 前項本文の場合において、当該文書が親展又は秘密のものであるときは、文書記号の次に「親」の文字を加えるものとする。

3 文書記号は、別表第1のとおりとする。

4 文書番号は、文書発送番号簿又は親展文書整理簿により付し、会計年度間を通じて順次一連番号とする。ただし、同一事業に関する文書の文書番号は、同一の番号とする。

5 第1項本文の規定にかかわらず、軽易な文書については、文書番号にかえて「号外」の文字を付さなければならない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第11条 法規文書、令達文書及び告示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び告示番号を付さなければならない。

2 前項の番号は、条例、規則、訓令にあっては法規番号簿により、内訓、指令及び達にあっては、令達番号簿により、告示、公示にあっては告示番号簿により付し年間を通じて一連番号とする。

(文書の分類)

第12条 文書は、総務課長が別に定める文書分類表により、大分類、中分類、小分類及び書目分類に分類しなければならない。

2 前項の規定により文書を分類したときは、文書分類表により、当該文書の分類記号及び保存年限をその文書の所定の欄又は上部余白に表示しなければならない。

(文書の整理保管)

第13条 文書は、処理済文書にあっては、その分類区分に従い処理済ホルダーに、未処理文書にあっては懸案ホルダー又は合議ホルダーに収納整理し、所定の場所に整理保管しておかなければならない。ただし、ホルダーに収納することが適当でないと認められる文書は、ホルダーに収納しないで所定の場所に整理保管することができる。

第2節 文書の収受及び配布

(文書等の収受及び配布方法)

第14条 村に到達した文書又は物品(小包、鉄道便及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)は、総務課長において、次に掲げる手続きにより収受及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に行う到達文書等の収受及び配布の方法については、別に定める。

(1) 文書は、書留、親展及び秘密扱いの表示のあるものを除き、すべて開封して査閲し、文章の余白に収受日付印(様式第3号)を押し、官公庁の文書にあっては文書収受簿甲に、その他の文書にあっては文書収受簿乙に記載するとともに、それぞれ収受番号を付し、村長の閲覧(専決指定したものを除く。)を受けたうえ、主管課長に配布し、受領印を徴しなければならない。ただし、軽易な文書は手続きを省略し、主管課長に配布することができる。

(2) 親展、書留及び秘密扱いの表示のあるものは、封皮に収受日付の印を押し、特殊文書等配布簿に必要事項を記入し、村長及び副村長あてのものにあっては総務課長に、収入役あてのものにあっては出納室長に、課長あてのものはその課長に配布し、受領印を徴し、その他の職員あてのものにあってはこれらの手続きを省略してその者の所属する課の長に配布すること。

(3) 文書に金券、有価証券又は現金を添えてあった場合は、文書の余白にその旨を朱書して証印し、書留郵便物、金券収受配布簿に必要事項を記入し、村長の検認を経て、主管課長を通じて収入役に配布し、受領印を徴すること。

(4) 親展電報は、開封しないで、親展電報配布簿に必要事項を記入し、村長及び副村長あてのものにあっては総務課長に、収入役あてのものにあっては、出納室長に、課長あてのものはその課長に速急に配布し、受領印を徴すること。

(5) 親展以外の電報は、開封し、電報配布簿に必要事項を記入し、その内容に応じて主管課長に速急に配布し、受領印を徴すること。

(6) 使送により送達されたものは、使送文書等配布簿に必要事項を記入し、主管課長に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布先の判明しないものにあっては開封のうえ配布の手続きをとること。

(7) 鉄道便等により送達されたものは、鉄道便等配布簿に必要事項を記入し、主管課長に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布先の判明しないものにあっては開封のうえ配布の手続きをとること。

(8) 訴訟、行政不服申立て、当選の承諾その他収受日時が権利義務の得喪に関係あるものは、その文書の欄外に収受の時刻を朱書して証印し、その封皮を添付すること。

(9) 2以上の課に関係のある文書又は物品は、その文書又は物品に係る事務を主として扱う課長に配布すること。

2 主管課の判然としない文書又は物品にあっては、主管課の分明なものについては総務課長の判断により、主管課の分明でないものについては、副村長の指揮より配布しなければならない。

(配布文書の処理方法)

第15条 課長は、前項の規定により文書を配布されたときは、次に掲げる方法により処理しなければならない。

(1) 文書(親展及び秘扱いの表示のある文書を除く。)は、点検して受領し、文書整理簿に登載し、担当総括主幹に配布すること。この場合において軽易な文書については、登載を省略することができる。

(2) 親展及び秘扱いの表示のある文書は、開封しないで名あて人に配布し、その者の指示により親展文書等整理簿に登載し、その文書の欄外又は余白に収受年月日を記入して処理すること。

(直接送達文書の回付)

第16条 総務課を経ないで直接主管課に送達された文書は、直ちに総務課長に回付し、第14条の規定による手続きを求めなければならない。ただし、軽易な文書は除く。

(主管課に属しない文書)

第17条 課長は、配布を受けた文書又は物品で、自課の主管に属しないと認めるものは、直ちにその事由を符せんに記入して総務課長に返付しなければならない。

(送料未納又は不足の文書)

第18条 送料が未納又は不足の郵便物は、総務課長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、これを受けることができる。

(2以上の課に関係のある文書の写の配布)

第19条 課長は、2以上の課に関係のある文書を受領したときは、速やかにその写しを関係課長に配布しなければならない。

第3節 処理

(処理方針等の指示)

第20条 課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除くほか、当該事務の担当者に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。

(起案)

第21条 文書の起案は、起案用紙(様式第15号)を用いてしなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの若しくは軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に朱書して処理できるもの又は符せん用紙(様式第14号)に記載して当該文書にちょう付して処理することができるもの及びファクシミリ並びにワードプロセッサーで作成するものにあっては起案用紙を用いないことができる。

2 電報案は、できるだけ簡明にし、ふりがなを付け、略符号のあるものは、これを用いなければならない。

3 文書を起案するときは、決裁区分に応じ、起案用紙の決裁区分欄の該当個所に○印を付けなければならない。

(起案の要領)

第22条 文書の起案には、その決裁に係る事項について、処理案の用紙及び理由を記載するものとする。ただし、その決裁に係る事項が定例又は軽微なものであるときは、この限りでない。

2 前項の規定によるほか、必要があると認めるときは、経過の概要、関係法規その他参考事項を当該起案の末尾に付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。

(起案文の文体等)

第23条 起案文は、口語体を用い、簡潔かつ正確でなければならない。

2 処理案の末尾には、「以下余白」と記載しなければならない。

(発信者名)

第24条 文書の発信者名は、村長又は会計管理者名をもってしなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、副村長又は、課長名をもってすることができる。

(事務担当課等の表示)

第25条 施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課の名称、担当者名及び電話番号(以下「事務担当課等」という。)を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、担当者名及び電話番号を表示することが適当でない場合は、それらの表示を省略することができる。

2 前項の規定は、勧告、諮問及び答申に係る文書並びに裁決書、賞状、議案書その他事務担当課等を表示することが適当でないものについては、適用しない。

(起案文書の整備)

第26条 起案文書は、次に掲げる要領により整備しなければならない。

(1) 2枚以上にわたる起案文書は、左方及び下方をそろえてつづること。

(2) 1枚限りの起案文書は、書類ばさみ等にはさむこと。

(3) 図面等は、適宜袋にいれてつづること。

(起案文書の特殊取扱いの記載)

第27条 次の各号の一に該当する起案文書には、当該各号に定める表示をその起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(1) 秘密に属するもの「秘」、「親展」又は「部外秘」

(2) 広報に登載するもの「要広報登載」

(3) 新聞に登載するもの「要新聞登載」

(4) 書留又は速達扱いにするもの「書留」又は「速達」

(5) 配達証明又は内容証明扱いにするもの「配達証明」又は「内容証明」

(回議、決裁及び合議)

第28条 起案文書は、担当者から関係課員に回議して課長又は収入役を経て、副村長、村長の決裁を受けなければならない。

2 他の課に関係のある起案文書は、主管課長の決裁を経た後、その課長に合議しなければならない。ただし、同一課内の係に合議する場合は、合議後、主管課長の決裁を得るものとする。

3 起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印しなければならない。ただし、その訂正が記載事項に変更を生じない場合は認印を省略することができる。

(合議を受けたときの処理)

第29条 合議を受けたときは、直ちに同意、不同意を決定するよう努め、決定に時間を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

2 合議を受けた関係課長は、起案文書に異議あるときは、主管課長と協議し、なおその意見が一致しないときは、意見を記した符せんを付け、上司の指揮を受けなければならない。

3 合議を受けた起案文書について決裁後再び回付を要するときは、その起案の上部欄外に「要再回」の表示を朱書するものとする。

(持ち回り)

第30条 合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細説明を要するものは、その内容を説明できるものに限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

2 合議を要する起案文書で重要又は秘密に属するものは、原則として課長又は総括主幹が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。

(決裁の表示)

第31条 最終決裁になった起案文書(以下「原議」という。)には、主管課長において決裁年月日を朱書しなければならない。

(法規番号等の記入)

第32条 法規文書、令達文書及び公示文書に係る原議は、当該原議に第11条の規定により法規番号、令達番号及び公示番号を付するため総務課に回付しなければならない。

2 一般文書で発送を要するものに係る原議には、別表第1の文書記号と文書番号を各課において付けさせなければならない。

(原議等の廃止又は変更)

第33条 原議及び最終決裁を受けない起案文書を廃止し、変更し、又は施行を保留すべきときは、上司の承認を得なければならない。この場合において、当該原議が第28条第2項に規定する手続きを得たものであるときは、合議した関係課長にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。

2 主管課長は、原議を廃止し、又は原議の施行を保留する場合において、当該原議が令達番号簿に登載されたものであるときは、総務課長に通知しなければならない。この場合、総務課においては、令達番号簿にその旨を記入し、当該文書番号を欠番とするものとする。

(文書の処理状況の調査等)

第34条 総務課長は、各課の文書整理簿に登載された収受文書のうち処理期限のあるものについては、その処理状況に関し随時調査することができる。

2 総務課長は、前項の調査により、処理期限を経過した文書を発見した場合において必要があると認めるときは、主管課長に対し、当該理由について報告を求めることができる。

(閲覧)

第35条 配布を受けた文書のうち、処理の手続きを必要とせず、単に上司の閲覧に供するものは、その欄外に「呈覧」と朱書し、閲覧を受けなければならない。

第4節 文書の審査

(総務課長への合議)

第36条 次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(1) 村議会の議案その他の案件に関するもの

(2) 条例及び規則以外の規程の制定又は改廃に関するもの

(3) 争訟に関するもの

(4) 不許可、不認可等の行政処分、行政処分の取消し、及び変更その他の重要な行政処分に関するもの

(5) 契約(約款によるものを除く。以下第3項において同じ。)に関するもの

(6) 法令の解釈及び運用に関するもの

2 前項第4号の規定にかかわらず、行政処分の取消しのうち、当該取消しの相手方から当該取消しの申請がある場合その他争訟に発展するおそれが少ない場合におけるものに係る起案文書で、あらかじめ総務課長の承認を受けたものについては、合議を省略することができる。

3 第1項第5号の規定にかかわらず、契約に関する起案文書のうち、その内容が既に総務課長に合議した起案文書と同一であるものについては、合議を省略することができる。

4 告示、公示又は公告に係る起案文書のうち、例文により処理することが適当と認められるもので、あらかじめ総務課長の承認を受けたもの及び辞令に係る起案文書については、合議を省略することができる。

(浄書等)

第37条 発送を要する文書は、浄書し、及び校合し、又は起案文書を複写するものとする。

2 浄書した者又はその文書を校合した者は、浄書又は校合を証するための認印を当該文書の原議の該当欄に押さなければならない。

(発送文書の審査等)

第38条 浄書及び校合を終わった文書(施行者が課長である文書を除く。)を発送しようとするときは、原議とともに総務課長に回付し、その審査を受けなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、次に掲げる事項について審査し、その文書が適正を欠くと認めたときは、主管課長に返付して訂正その他の必要な措置を求めなければならない。ただし、軽易な訂正は、総務課長においてすることができる。

(1) 最終決裁の権限のある者が決裁しているか

(2) 文書の施行者が適正か

(3) 第28条第2項及び第36条第1項の規定による合議が適正に行われているか

(4) 形式が整っているか

(5) 文体、用字及び用語が適正か

(6) 施行期日が適正か

(公印等の押印)

第39条 発送を要する文書は、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、当該文書が軽易な一般文書であって印刷又は謄写に付したものであるときは公印又は契印の押印を、契約書、感謝状、書簡等の一般文書、電子計算組織の利用に係る文書及び公印の印影刷込文書であるときは契印の押印を省略することができる。

(公印使用の承認)

第40条 公印は、原議により、文書を施行する都度公印保管者の承認を受けて使用するものとする。

2 公印は、執務時間内に使用しなければならない。ただし、公印保管者の承認を受けた場合は、この限りでない。

(事前押印の承認)

第41条 前条の規定にかかわらず、距離的又は時間的に文書を施行する都度公印使用の承認を受けることが困難な場合は、公印保管者の承認を受け、あらかじめ公印を使用することができる。

2 主管課長は、前項の規定により押印した文書を厳重に保管し、事前押印文書受払簿により、その受払いを明確にしておかなければならない。

3 主管課長は、第1項の規定により押印した文書で不用となったものについては、総務課長が保管する公印を押印した文書にあっては総務課長に引き渡し、その他の文書にあってはこれを破棄しなければならない。

(発送)

第42条 文書及び物品の発送は、郵便(外国郵便を除く。)によるもの(現金書留、内容証明、引受時刻証明、代金引替及び特別送達の取扱いによるものを除く。)又は電報(親展電報を除く。)によるものにあっては総務課において行う。ただし、総務課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により総務課への回付ができないものについては、主管課において直接発送することができる。

2 総務課において郵送する文書及び物品は、主管課において封かん、封装又は包装をし、親展、秘扱い、書留、速達その他の特殊取扱いのものは封皮にその表示をしたうえで、総務課に回付しなければならない。

3 主管課において文書又は物品を発送するときは、主管課長は、原議により、発送に必要な郵便切手又は郵便はがきを総務課長に請求することができる。

4 電報の発信は、電話による託送の方法により行わなければならない。

5 村内に発送する文書及び物品は、直接送達させることができる。

(発送の受付時間)

第43条 総務課において行う文書及び物品の発送の受付時間は、郵便によるものにあっては平日は午後3時30分まで、土曜日は午前10時30分までとし、電報によるものにあっては執務時間終了までとする。

(発送の要領等)

第44条 総務課における文書及び物品の発送は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(1) 文書及び物品の発送は、即日に行うこと。

(2) 文書及び物品の発送は、料金後納として処理すること。

(3) 前号の処理は、料金後納郵便差出票により所定の手続きをとること。

第5節 文書の編さん保存

(完結文書の整理)

第45条 完結文書は、別表第2に定める種別にしたがい、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に編集すること。

(2) 1冊の厚さ10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3) 2年以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。

(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取扱うこと。

(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。

(文書の保存年限)

第46条 完結文書の保存年限は、別表第2のとおりとする。

2 前項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。

(完結文書の保管)

第47条 完結文書は、前条第2項の規定による起算日から1年間各課において保管しなければならない。ただし、総務課長の承認を受けて、当該期間を短縮し、又は保存年数を超えない範囲において延長することができる。

(保存文書の引継ぎ)

第48条 前条の保管期間を経過した文書のうち、保存を要するものにあっては速やかに総務課長に引継ぐものとする。

2 前項の規定により保存を要する文書の引継ぎを受けたときは、総務課長は、保存文書番号簿により、当該文書及び目録に保存番号を付けて文書保存台帳に登録して最も良好な状態で保管するものとする。ただし、執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、主管課長が保管するものとする。

(保存文書の管理等)

第49条 総務課長は、第48条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)を書庫において管理しなければならない。

2 総務課長は、常に防湿、防虫等に留意し、保存文書の管理上適時適切な処理を講じなければならない。

3 書庫内では、喫煙その他火気を使用してはならない。

(保存文書の閲覧等)

第50条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)票を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

2 職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、村長が特に認めるものについて前項に規定する手続きにより閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。

3 前項の借用期間は、5日とする。ただし、総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(転貸の禁止等)

第51条 前条の規定により保存文書を借覧したものは、これを転貸し、取り換え若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持ち出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保管文書の廃棄)

第52条 主管課長は、第47条の規定により保管している文書で、総務課長に引き継ぐ前に既に保存年限を経過し、保存の必要がないものについては、破棄処分しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、1年保存の文書で保存年限を経過しないもののうち、保管する必要がなくなったものがあるときは、当該文書をその都度廃棄処分することができる。

(保存文書の破棄等)

第53条 総務課長は、保存文書で保存年限を経過したものについては、主管課長と協議のうえ、破棄処分できるものとする。

2 総務課長は、前項の協議により主管課長において保存の必要があると認める文書については、更に必要な保存期間を定めて、これを保存することができる。

(廃棄する文書の処理方法)

第54条 主管課長及び総務課長は、前条の規定により廃棄処分しようとするときは、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されてあるもの又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却等の処分をしなければならない。

附 則

1 この訓令は、公布の日から施行する。

2 この訓令施行前において調整した簿冊及び用紙で現に残っているものは、当分の間これを使用することができる。

3 この訓令施行の際現に各課で保管している文書等の保存については、なお従前の例によることができる。

附 則(平成13年規程第14号)

この規程は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。

附 則(平成18年規程第31号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年規程第17号)

この規程は、平成18年7月1日から施行する。

附 則(平成19年規程第29号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年規程第7号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年規程第18号)

この規程は、平成21年8月20日から施行する。

別表第1(第10条、第32条関係)

文書記号

(室)

文書記号

一般

秘密

総務課

東総

東総親

経営企画課

東経企

東経企親

原子力対策課

東原

東原親

税務住民課

東税住

東税住親

いきいき健康推進課

東健推

東健推親

まちづくり整備課

東整備

東整備親

つくり育てる農林水産課

東農水

東農水親

水資源サービス課

東下水

東下水親

会計管理室

東会計

東会計親

電子計算室

東電算

東電算親

村長公室

東公室

東公室親

滞納整理室

東滞

東滞親

別表第2(第45条、第46条関係)

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

 

第1種

永久保存

1 村議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類

3 村公(広)

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立、審査の請求、訴認、調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継に関する重要な文書

10 財産及び村債に関する文書

11 村税徴収に関する文書

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 村設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 その他永久保存の必要を認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会、回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種

1年保存

軽易な文書

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東通村文書取扱規程

昭和63年6月1日 規程第1号

(平成21年8月20日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和63年6月1日 規程第1号
平成13年7月1日 規程第14号
平成18年3月30日 規程第31号
平成18年7月1日 規程第17号
平成19年4月1日 規程第29号
平成20年3月31日 規程第7号
平成21年8月20日 規程第18号